Chi phí thành lập văn phòng đại diện giá tốt nhất chỉ 500.000đ

Dịch Covid làm ảnh hưởng nhiều đến việc kinh doanh của nhiều công ty. Đứng trước những khó khăn và cơ hội, chủ doanh nghiệp không khỏi băn khoăn với bài toán tiết kiệm chi phí khi muốn mở rộng thị trường. Bước đi an toàn nhất có thể là thành lập trước một văn phòng đại diện để làm công tác thăm dò thị trường, quảng bá thương hiệu đến khách hàng tại địa phương mới trước rồi mới quyết định bước chân vào thị trường hay không. Vậy, chi phí thành lập văn phòng đại diện và duy trì văn phòng đại diện này như thế nào? Luật Phạm Đỗ sẽ cung cấp cho quý độc giả thông tin về pháp lý như sau:

Văn phòng đại diện là gì?

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Văn phòng đại diện không được phép thực hiện các hoạt động sinh lời, phát sinh doanh thu. Các hoạt động được cho phép như: Liên lạc, đẩy nhanh tiến độ dự án…

Ví dụ: Doanh nghiệp X sản xuất và kinh doanh sản phẩm Y, thì VPĐD của doanh nghiệp X không được phép sản xuất và kinh doanh sản phẩm Y; Chỉ được thực hiện các hoạt động không nhằm mục đích sinh lời theo ủy quyền của doanh nghiệp X hoặc người đứng đầu doanh nghiệp X như: Là nơi tiếp khách hàng, nhận thư từ, đơn hàng, tiến hành khảo sát thị trường, nơi giải quyết khiếu nại…

Thủ tục để thành lập văn phòng đại diện

Thành phần hồ sơ gồm:

– Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;

– Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện;

– Bản sao có chứng thực giấy tờ pháp lý của cá nhân (CMND/CCCD/Hộ chiếu) đối với người đứng đầu văn phòng đại diện.

– Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu có) kèm Bản sao có chứng thực giấy tờ pháp lý của cá nhân (CMND/CCCD/Hộ chiếu) của người nộp hồ sơ.

Nộp hồ sơ:

Bước 1: Công ty ký và chuẩn bị bộ hồ sơ như trên;

Bước 2: Nộp hồ sơ online qua Cổng thông tin điện tử Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkykinhdoanh.gov.vn/). Sau 3 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ, Sở Kế hoạch và Đầu tư sẽ phản hồi về việc chỉnh sửa, bổ sung hoặc quyết định cấp giấy phép. Trường hợp có yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung thì sẽ được thông báo qua mạng.

Bước 3: Nhận kết quả: Sau khi có thông báo cấp giấy phép thì người nộp hồ sơ có thể mang theo biên nhận trực tiếp đến sở Kế hoạch và đầu tư để nhận giấy phép hoặc yêu cầu nhận kết quả theo đường bưu điện.

2. Chi phí thành lập văn phòng đại diện

– Chi phí xin giấy phép:

Lệ phí nhà nước: 0 đồng (Thành lập Văn phòng đại diện nộp hồ sơ online không tốn lệ phí nhà nước và cả phí công bố thành lập).

Phí dịch vụ: Luật Phạm Đỗ cung cấp dịch vụ thành lập văn phòng đại diện với mức phí chỉ từ 500.000 đồng.

– Thuế, lệ phí môn bài: Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc, hạch toán chung với trụ sở chính nên không phát sinh thuế, chỉ tốn tiền lệ phí môn bài mỗi năm là 1.000.000 đồng/năm (theo Điều 4 Thông tư 302/2016/TT-BTC, ngày 15/11/2016)

– Chi phí khác: Ngoài ra VPDD còn có các chi phí khác như: Thuê mặt bằng, lương nhân viên, Bảo hiểm xã hội, Thiết bị, máy móc hoạt động trong văn phòng… Nhưng các chi phí này sẽ được tính là chi phí hoạt động của công ty và quyết toán theo công ty mẹ.

3. Hỏi đáp liên quan đến chi phí thành lập văn phòng đại diện

– Hỏi: VPDD có con dấu không?

Trả lời: Pháp luật không quy định việc VPDD bắt buộc phải có con dấu. Do đó, Doanh nghiệp có quyền quyết định VPDD có sử dụng con dấu cho hoạt động nội bộ của doanh nghiệp hay không. Con đối với bên thứ ba, VPDD không có chức năng kinh doanh nên không được ủy quyền ký kết hợp đồng, giao dịch hợp tác kinh doanh khác nên không nhất thiết phải sử dụng con dấu.

– Hỏi: Người đứng đầu VPDD có thể là Giám đốc chi nhánh hoặc Giám đốc công ty không?

Trả lời: Luật Doanh nghiệp hiện nay không có quy định hạn chế hoặc cấm Giám đốc chi nhánh (người đứng đầu chi nhánh) hoặc Giám đốc công ty (tức Người đại diện theo pháp luật của công ty) được làm người đứng đầu VPDD. Nên Giám đốc chi nhánh hoặc Giám đốc công ty có thể kiêm người đứng đầu VPDD.

– Hỏi: VPĐD có được miễn lệ phí môn bài không?

Trả lời: Các trường hợp sau VPDD được miễn lệ phí môn bài:

+ VPĐD của Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp theo quy định của pháp luật về hợp tác xã nông nghiệp (Điểm a Khoản 1 Điều 1 Nghị định 22/2020/NĐ-CP).

+ VPĐD của hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã và của doanh nghiệp tư nhân kinh doanh tại địa bàn miền núi. Địa bàn miền núi được xác định theo quy định của Ủy ban Dân tộc (Điểm b Khoản 1 Điều 1 Nghị định 22/2020/NĐ-CP).

+ Từ sau ngày 25/2/2020 trở đi, doanh nghiệp mới thành lập hoặc chuyển đổi từ hộ kinh doanh thành doanh nghiệp vừa và nhỏ đều được miễn lệ phí môn bài cho 1 năm đầu tiên. Nếu trong thời gian được miễn lệ phí môn bài mà thành lập VPĐD thì VPDD cũng sẽ được miễn lệ phí môn bài (Khoản 1, điều 1, Nghị Định 22/2020/NĐ-CP).

Bài viết chi phí thành lập văn phòng đại diện trên để có thể giúp doanh nghiệp có kế hoạch thành lập văn phòng đại diện một cách chặt chẽ và đúng quy định pháp luật, tránh rủi ro sau này.