Thủ tục gia hạn giấy phép văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thương nhân nước ngoài vẫn muốn tiếp tục hoạt động kinh doanh tại Việt Nam thì phải làm thủ tục xin gia hạn giấy phép Văn phòng đại diện. Theo quy định tại khoản 1 Điều 9 Luật Thương mại 2005, thời hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện là 05 năm. Tuy nhiên, không được vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh. Hoặc giấy tờ tương đương khác nếu các giấy tờ đó có quy định về thời hạn. Qua vấn đề trên, Pham Do Law xin đưa ra ý kiến của mình đối với vấn đề này.

Khi nào Giấy phép được gia hạn?

Khi thời hạn được quy định trong giấy phép thành lập VPDD thương nhân nước ngoài tại Việt Nam đã hết; Công ty mẹ được phép nộp đơn xin gia hạn Giấy phép. Nhưng nếu có một trong các hành vi vi phạm bị thu hồi Giấy phép theo quy định tại Điều 44 Luật Thương mại 2005 thì không được gia hạn:

• VPDD không hoạt động trong 01 năm và không phát sinh giao dịch với cơ quan cấp giấy phép thành lập;
• Không báo cáo hoạt động của VPDD trong 02 năm liên tiếp;
• Không báo cáo, cung cấp tài liệu theo yêu cầu của cơ quan quản lý trong thời hạn 06 tháng, tính từ ngày hết hạn gửi báo cáo hoặc sở có yêu cầu bằng văn bản;
• Hoặc các trường hợp khác theo quy định của Pháp luật.

Việc không được cơ quan chức năng cho gia hạn thời gian hoạt động thì VPDD buộc phải thực hiện thủ tục giải thể văn phòng đại diện nước ngoài.

Điều kiện để gia hạn giấy phép Văn phòng đại diện công ty nước ngoài

• Công ty mẹ ở nước ngoài vẫn còn hoạt động theo pháp luật tại quốc gia mà công ty đó đã thành lập;
• VPDD không vi phạm các quy định của pháp luật Việt Nam;
• Thủ tục gia hạn cần được thực hiện ít nhất 30 ngày trước ngày Giấy phép hết hạn.

Hồ sơ xin gia hạn giấy phép Văn phòng đại diện nước ngoài

• Đơn đề nghị gia hạn theo Mẫu MĐ-4 của Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 11/2016/TT-BCT do đại diện có thẩm quyền của công ty nước ngoài ký;
• Bản hợp pháp hóa lãnh sự kèm bản dịch của  Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ khác có giá trị tương đương của công ty mẹ;
• Bản sao có hợp pháp hóa lãnh sự kèm bản dịch của báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế, tài chính trong năm gần nhất do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của công ty mẹ;
• Bản sao có chứng thực Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện đã được cấp.
• Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ.

Thủ tục gia hạn Giấy phép văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Hồ sơ gia hạn Giấy phép thành lập VPDD phải được nộp trong thời hạn ít nhất 30 ngày trước khi hết hạn.

Hình thức nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng);

Nơi nộp là Sở công thương tỉnh/thành phố trực thuộc trung ương nơi VPDD đặt địa chỉ trụ sở;

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở công thương sẽ có trả kết quả xử lý. Các trường hợp ngành nghề chưa đủ điều kiện thì Sở công thương có thể hỏi ý kiến của các cơ quan chuyên môn cấp Bộ và thời gian xử lý cũng sẽ lâu hơn.

Lệ phí nhà nước: 1.500.000 VNĐ/lần.

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi 1: Giấy phép Văn phòng đại diện nước ngoài được gia hạn mấy lần?

Pham Do Law trả lời: Hiện nay, Pháp luật Việt Nam chưa quy định về số lần Gia hạn của Giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam. Như vậy, nếu công ty mẹ và VPDD vẫn đáp ứng đủ các điều kiện gia hạn thì vẫn tiếp tục được hoạt động tại Việt Nam.

Câu hỏi 2: Thời hạn của giấy phép sau khi gia hạn là bao nhiêu năm?

Pham Do Law trả lời: Giấy phép sau khi gia hạn cũng có thời hạn tối đa là 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh của công ty mẹ hoặc giấy tờ có giá trị tương đương.

Ví dụ: Giấy phép kinh doanh của công ty mẹ chỉ có 1 năm thì thời hạn hoạt động của VPDD cũng không thể quá 1 năm. Hoặc hợp đồng thuê văn phòng của VPDD ở Việt Nam chỉ có 2 năm thì thời hạn hoạt động của VPDD cũng không thể quá 2 năm.

Câu hỏi 3: Nếu chậm gia hạn giấy phép văn phòng đại diện thì có được phép hoạt động nữa không?

Pham Do Law trả lời: Chúng tôi đã từng có kinh nghiệm xử lý trường hợp này, tùy thuộc vào nhu cầu thực tế và lý do dẫn đến chậm gia hạn thì chúng tôi có thể giải trình để thuyết phục cơ quan cấp phép chấp thuận cho tiếp tục gia hạn hoạt động của VPDD. Trên thực tế thì đã có những vụ tương tự và chúng tôi đã thành công.

Câu hỏi 4: Có thể đồng thời vừa gia hạn VPDD vừa thay đổi một số nội dung trên giấy phép VPDD được không?

Pham Do Law trả lời: Nếu khi gia hạn thời gian hoạt động VPDD mà quý khách có thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện nước ngoài; hoặc thay đổi trưởng văn phòng đại diện; hoặc thay đổi tên và các nộp dung khác của công ty mẹ thì có thể nộp hồ sơ thay đổi đồng thời với hồ sơ gia hạn.

Trên đây là toàn bộ ý kiến tư vấn của Pham Do Law về thủ tục gia hạn giấy phép văn phòng đại diện. Các nội dung tư vấn hoặc văn bản pháp luật được trích dẫn trên có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực vào thời điểm hiện tại. Khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn hỗ trợ một cách chính xác.