Thủ tục giải thể văn phòng đại diện nước ngoài

Văn phòng đại diện nước nước ngoài là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nước ngoài. Được thành lập để tiến hành khảo sát thị trường và xúc tiến hoạt động thương mại. Tuy nhiên, vì nhiều lý do mà doanh nghiệp sẽ giải thể văn phòng đại diện. Thủ tục giải thể văn phòng đại diện nước ngoài sẽ được Pham Do Law phân tích trong bài viết dưới đây.

Cơ sở pháp lý

Luật Thương mại 2005;

Nghị định 07/2016/NĐ-CP;

Nghị định 126/2020/NĐ-CP.

Văn phòng đại diện nước ngoài bị giải thể khi nào?

Thương nhân có quyền thành lập văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam (VPĐD).

Văn phòng đại diện nước ngoài tại Việt Nam có những chức năng sau:

– Là văn phòng liên lạc, tìm hiểu thị trường Việt Nam;

– Xúc tiến hợp tác đầu tư;

– VPĐD không bao gồm ngành dịch vụ mà lĩnh vực đó được quy định tại văn bản chuyên ngành.

Quy định của pháp luật về điều kiện cấp phép Văn phòng đại diện

Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về điều kiện cấp giấy phép VPĐD như sau:

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập VPĐD khi đáp ứng các điều kiện sau:

– Được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của:

+ Pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên

+ Hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

– Hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

– Giấy phép kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương có quy định thời hạn thì phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

– Nội dung hoạt động của VPĐD phải phù hợp với cam kết trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

– Trường hợp nội dung hoạt động của VPĐD không phù hợp với:

+ Cam kết của Việt Nam;

+ Hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên

Thì việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập VPĐD khi đáp ứng các điều kiện sau:Được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của

Các trường hợp giải thể văn phòng đại diện

Giải thể văn phòng đại diện nước ngoài cũng là một quyền của VPĐD nước ngoài. Các trường hợp sau đây, thương nhân được giải thể VPĐD:

– Thương nhân nước ngoài đề nghị được giải thể;

– Thương nhân giải thể theo pháp luật của quốc gia, vùng lãnh thổ đó thành lập/đăng ký kinh doanh;

– Giấy phép VPĐD hết hạn mà thương nhân không gia hạn;

Trường hợp giấy phép Văn phòng đại diện hết hạn

Giấy phép VPĐD có thời hạn 05 năm nhưng:

+ Không vượt quá thời hạn còn lại của GPKD;

+ Hoặc giấy tờ có giá trị tương đương trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.

– Hết thời hạn giấy phép VPĐD mà không được đồng ý gia hạn;

– Giấy phép bị thu hồi do vi phạm quy định pháp luật;

– VPĐD không còn đáp ứng được điều kiện cấp giấy phép.

Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài

Thương nhân nước ngoài chuẩn bị một bộ hồ sơ giải thể gồm có:

– Thông báo chấm dứt VPĐD (theo mẫu);

– Bản sao văn bản cơ quan có thẩm quyền không đồng ý gia hạn;

– Bản sao Quyết định thu hồi giấy phép VPĐD;

– Danh sách số nợ chưa thanh toán và chủ nợ. Bao gồm cả nợ thuế và tiền đóng bảo hiểm xã hội;

– Danh sách người lao động làm việc cho VPĐD, tương ứng quyền lợi của họ;

– Giấy chứng nhận thành lập VPĐD (bản chính).

Trình tự giải thể văn phòng đại diện nước ngoài

Thẩm quyền giải quyết

Cơ quan cấp giấy phép cho VPĐD sẽ là cơ quan giải quyết hồ sơ giải thể.

Có 2 cơ quan sẽ có thẩm quyền cấp và thu hồi giấy phép của VPĐD.

– Sở Công thương cấp và thu hồi giấy phép khi thương nhân đặt VPĐD ngoài:

+ Khu công nghiệp;

+ Khu chế xuất;

+ Khu kinh tế;

+ Khu công nghệ cao.

– Ban quản lý sẽ cấp và thu hồi giấy phép nếu VPĐD đặt trong:

+ Khu công nghiệp;

+ Khu chế xuất;

+ Khu kinh tế;

+ Khu công nghệ cao.

Văn bản  pháp luật chuyên ngành có quy định riêng thì thực hiện theo luật chuyên ngành.

Cách thức nộp hồ sơ xin giải thể văn phòng đại diện

– Thương nhân nộp một bộ hồ sơ giải thể VPĐD đến Cơ quan cấp giấy phép. Bằng cách:

+ Nộp trực tiếp;

+ Nộp qua đường bưu điện;

+ Nếu đủ điều kiện áp dụng, thương nhân được nộp trực tiếp.

– Cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhận hồ sơ và giải quyết theo quy định pháp luật.

Thời gian giải quyết

– Trong vòng 03 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ, Cơ quan kiểm tra và phản hồi cho thương nhân.

Trường hợp, hồ sơ chưa đủ hoặc chưa hợp lệ sẽ yêu cầu thương nhân bổ sung.

Thương nhân có nghĩa vụ bổ sung và nộp lại hồ sơ giải thể VPĐD

– Trong thời hạn 05 ngày, kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, nhà nước ra thông báo giải thể.

Cơ quan công bố trên trang thông tin điện tử của mình về việc chấm dứt hoạt động VPĐD.

Thủ tục giải thể văn phòng đại diện nước ngoài

Các nghĩa vụ có liên quan đến việc giải thể văn phòng đại diện

Khi tiến hành giải thể văn phòng đại diện, thương nhân tiến hành:

– Niêm yết công khai về việc chấm dứt hoạt động tại trụ sở của VPĐD;

– Thực hiện, giải quyết thanh lý các hợp đồng;

– Thanh toán các khoản nợ, gồm nợ thuế và nợ Bảo hiểm xã hội;

– Giải quyết các chế độ cho người lao động làm việc tại VPĐD.

Ngoài ra, thương nhân tiến hành các thủ tục tại cơ quan thuế như sau:

– Nộp tờ khai báo cáo thuế quý cuối cùng của VPĐD;

– Nộp Báo cáo tài chính không phát sinh doanh thu;

– Báo cáo hủy hóa đơn;

– Soạn hồ sơ giải thể và nộp tại cơ quan thuế;

– Nhận kết quả hoàn thành nghĩa vụ thuế.

Câu hỏi pháp lý thường gặp

Chi phí chấm dứt hoạt động của văn phòng đại diện là bao nhiêu?

Văn phòng đại diện nước ngoài khi giải thể không tốn lệ phí giải thể.

Khoản 2 Điều 5 Thông tư 47/2019/TT-BTC quy định như sau:

Đăng ký giải thể doanh nghiệp, tạm ngừng kinh doanh; chấm dứt hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh được miễn lệ phí đăng ký doanh nghiệp.”

Như vậy, thương nhân làm thủ tục chấm dứt hoạt động VPĐD sẽ không tốn phí.

Khi chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện có phải làm, các loại thuế nào sẽ thực hiện thủ tục quyết toán?

Khi thực hiện giải thể văn phòng đại diện nước ngoài, thương nhân cần quyết toán những loại thuế sau:

– Quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho trưởng VPĐD.

Cần chuẩn bị hồ sơ sau đây:

+ Tờ khai quyết toán;

+ Văn bản xác nhận lương do công ty mẹ cấp;

+ Bảng thể hiện số ngày cư trú tại Việt Nam;

+ Bảng tính cụ thể thuế TNCN;

+ Chứng từ nộp thuế;

+ Hợp đồng thuê văn phòng;

+ Hộ chiếu của trưởng VPĐD (Sao y).

– Quyết toán thuế TNCN cho nhân viên làm việc tại VPĐD. Cần chuẩn bị hồ sơ sau đây:

+ Tờ khai quyết toán;

+ Bảng tổng hợp thể hiện thu nhập;

+ Bảng chi tiết thể hiện thu nhập;

+ Giấy ủy quyền quyết toán tuế;

+ Chứng từ nộp thuế;

+ Nộp chứng từ Bảo hiểm xã hội hoặc chứng từ quyết toán BHXH. Trong trường hợp, người lao động tự chi trả BHXH, BHYT;

+ Quyết định nghỉ việc của thương nhân ký cho người lao động.

Ngoài ra, văn phòng đại diện phải tiến hành đóng mã số thuế tại cơ quan thuế.

Dịch vụ pháp lý Pham Do Law

Khách hàng cần cung cấp

Giấy phép kinh doanh của văn phòng đại diện;

– Chữ ký trưởng VPĐD (người đại diện hợp pháp);

– Giấy chứng nhận mẫu dấu, con dấu của VPĐD (nếu có);

– Chứng từ kế toán nộp ngân sách nhà nước;

– Sổ sách kế toán;

– Danh sách người lao động làm việc tại văn phòng đại diện;

– Các giấy tờ khác theo yêu cầu trong quá trình thực hiện.

Phạm vi công việc

Tư vấn quy định về giải thể văn phòng đại diện nước ngoài;

– Tư vấn quy định pháp luật về thủ tục quyết toán thuế;

– Tư vấn hướng xử lý liên quan đến cơ quan thuế, người lao động;

– Tư vấn hướng giải quyết liên quan đến nợ thuế, vi phạm luật thuế, kế toán,…

– Soạn hồ sơ giải thể VPĐD nước ngoài theo quy định;

– Làm thủ tục đóng mã số thuế;

– Liên hệ cơ quan thuế, cơ quan bảo hiểm xã hội để giải quyết các vấn đề tồn động;

– Thay mặt Khách hàng giải quyết hồ sơ với cơ quan nhà nước.

Trên đây là toàn bộ ý kiến tư vấn của Pham Do Law về giải thể văn phòng đại diện nước ngoài. Các nội dung tư vấn hoặc văn bản pháp luật được trích dẫn trên có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực vào thời điểm hiện tại. Khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn hỗ trợ một cách chính xác.

0972 599 340