Thủ tục xin cấp giấy phép tổ chức hội thảo quốc tế 2023

Việc tổ chức hội nghị, hội thảo có yếu tố nước ngoài (người tổ chức, khách mời, nhà tài trợ có quốc tịch nước ngoài) thì phải xin giấy phép tổ chức hội thảo quốc tế. Theo quy định của pháp luật Việt Nam thì trước khi tiến hành bất kỳ hội thảo, hội nghị nào cũng cần được sự chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền. Pham Do Law sẽ giúp bạn dễ dàng xin giấy phép này với các nội dung tư vấn sau:

Thế nào là hội thảo, hội nghị quốc tế

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 2 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg thì Hội nghị, hội thảo quốc tế được xác định nếu có các dấu hiệu sau:

• Hội nghị, hội thảo có sự tham gia hoặc có nhận tài trợ của nước ngoài (người tham gia với tư cách báo cáo viên hoặc khách mời);
• Hội nghị, hội thảo do các tổ chức nước ngoài tổ chức (tổ chức nước ngoài phải có hiện diện thương mại tại Việt Nam như văn phòng đại diện hoặc chi nhánh).

Tổ chức hội thảo quốc tế có cần xin giấy phép không?

Hội thảo, hội nghị là nơi tập trung đông người. Do đó, nội dung được cung cấp trong buổi hội thảo, hội nghị này ảnh hưởng đến rất nhiều người. Xét thấy cần thiết phải kiểm soát nội dung, nên chính phủ đã quy định phải xin giấy phép tổ chức hội nghị, hội thảo trước khi tiến hành.

Trường hợp không xin giấy phép hoặc bị từ chối cấp giấy phép mà vẫn tổ chức hội thảo thì sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng. Đồng thời đơn vị cho thuê địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo hoặc công ty tổ chức sự kiện có khả năng cũng sẽ bị phạt tiền, thu hồi giấy phép hoạt động nếu cho phép tổ chức hội thảo tại địa chỉ của mình mà không có giấy phép.

Xem thêm: Dịch vụ xin giấy phép game G1

Quy định về tổ chức hội thảo quốc tế

Nội dung của hội thảo, hội nghị:

• Không vi phạm các quy định cấm của Luật báo chí về cung cấp thông tin;
• Nội dung họp giới thiệu dự án thì phải có phê duyệt dự án;
• Nội dung họp giới thiệu về các sản phẩm, dịch vụ có điều kiện thì phải có giấy phép kèm theo (Ví dụ: hội thảo tư vấn du học thì phải có giấy phép hoạt động tư vấn du học, hội thảo giới thiệu dược phẩm phải có phiếu công bố dược.

Hình thức tổ chức

• Tổ chức gặp gỡ trực tiếp như tổ chức tại trụ sở đơn vị tổ chức được đặt tại Việt Nam hoặc thuê địa điểm của các đơn vị tổ chức sự kiện;
• Tổ chức online trực tuyến: gặp gỡ qua các ứng dụng họp trực tuyến như zoom, google meet… hoặc qua livestream của các trang mạng xã hội như zalo, facebook…

Thủ tục xin giấy phép tổ chức hội thảo quốc tế

Hồ sơ xin giấy phép tổ chức hội thảo quốc tế bao gồm:

– Công văn xin phép tổ chức;

– Đề án tổ chức theo Mẫu 01 ban hành kèm theo Quyết định 06/2020/QĐ-TTg;

– Văn bản có ý kiến của các cơ quan liên quan (nếu có);

– Văn bản đồng ý chủ trương đăng cai tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế (nếu có).

Trên đây là các hồ sơ cần cung cấp theo yêu cầu của pháp luật. Tuy nhiên, trên thực tế, tùy vào nội dung của từng hội thảo thì đơn vị xin cấp phép phải cung cấp thêm một số giấy tờ để chứng minh tính hợp lệ, hợp pháp của Hội nghị, hội thảo quốc tế này. Ví dụ:

• Giấy chứng nhận thành lập của đơn vị tổ chức;
• Danh sách người tham dự hội thảo;
• Bài nói/ thuyết trình của các báo cáo viên;
• Bằng cấp của các báo cáo viên, người phát biểu (nếu có);
• Giấy tờ chứng minh nguồn gốc, công dụng của sản phẩm (nếu có);
• Giấy tờ chứng minh hàng hóa được phép lưu hành hợp lệ ở Việt Nam (nếu có).

Xin giấy phép tổ chức hội thảo quốc tế ở đâu?

Thủ tướng Chính phủ:

– Trường hợp có thành viên tham dự là người đứng đầu hoặc quan chức cấp Bộ trưởng hoặc tương đương trở lên của các nước, các vùng lãnh thổ, các tổ chức quốc tế;

– Trường hợp có chủ đề, nội dung liên quan đến các vấn đề về chủ quyền quốc gia, an ninh, quốc phòng, dân tộc, tôn giáo, quyền con người hoặc thuộc phạm vi bí mật nhà nước theo quy định pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

Thủ trưởng cơ quan quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực hoạt động của hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện theo danh sách do Bộ Nội: Hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam và hội nghị, hội thảo quốc tế do các đơn vị sự nghiệp của các cơ quan này tổ chức.

UBND cấp tỉnh (Sở Thông tin và truyền thông hoặc sở ngoại vụ): Đối với các trường hợp còn lại.

Lưu ý: Cơ quan cấp phép sẽ có văn bản hỏi ý kiến của các cơ quan chuyên ngành nếu nội dung hội nghị, hội thảo liên quan đến các sản phẩm, dịch vụ, dự án thuộc lĩnh vực có điều kiện (Ví dụ: hội thảo về thực phẩm chức năng thì sẽ hỏi ý kiến của sở y tế).

Thời điểm nộp hồ sơ:

Trước ít nhất 40 ngày đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của Thủ tướng Chính phủ;

Và trước ít nhất 30 ngày đối với hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của các cơ quan còn lại.

Cách thức nộp hồ sơ

• Nộp hồ sơ và nhận kết quả trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền;
• Nộp qua hệ thống bưu chính;
• Nộp trực tuyến. Đối với Hồ Chí Minh nộp tại đây.

Thời gian

Sau khi nhận đầy đủ hồ sơ theo quy định, cơ quan cấp phép sẽ phát văn bản hỏi ý kiến của các cơ quan chuyên ngành, địa phương. Trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhận được văn bản hỏi, các cơ quan chuyên ngành, địa phương sẽ có văn bản phản hồi.

Sau khi nhận được ý kiến từ các cơ quan chuyên ngành, địa phương, trong thời gian 02 ngày làm việc, cơ quan cấp phép thẩm định và trả lời bằng văn bản.

Thời gian thực tế khoảng: 15 ngày làm việc

Phí, lệ phí nhà nước: Thủ tục này không có phí, lệ phí nhà nước.

Lưu ý sau khi được cấp giấy phép tổ chức hội thảo

• Tổ chức hội nghị, hội thảo theo đúng nội dung đã đề nghị cấp phép;
• Báo cáo kết quả hội nghị, hội thảo theo mẫu số 03 Quyết định 06/2020/QĐ-TTg sau khi kết thúc.

Các câu hỏi thường gặp khi xin giấy phép tổ chức hội thảo quốc tế

1/ Công ty tôi muốn tổ chức hội thảo quốc tế ở cả Hà Nội và Hồ Chí Minh thì xin cấp phép ở đâu?

Pham Do Law trả lời: Theo quy định thì việc cấp giấy phép tổ chức hội thảo quốc tế mà không phải do Thủ tướng chính phủ phê duyệt thì sẽ xin cấp phép ở UBND cấp tỉnh. Nên nếu tổ chức 2 tỉnh trở lên nào thì có thể lựa chọn nộp hồ sơ ở UBND cấp tỉnh nơi mình đặt trụ sở hoặc phải liên hệ với từng tỉnh để xin cấp phép.

2/ Viên nghiên cứu y sinh muốn tổ chức hội thảo quốc tế thì xin cấp phép ở đâu?

Pham Do Law trả lời: Viên nghiên cứu y sinh trực thuộc Bộ khoa học công nghệ nên không thuộc đối tượng xin cấp phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế mà UBND cấp tỉnh có thể xử lý nên cần phải liên hệ với Bộ Khoa học công nghệ để xin cấp phép.

3/ Tôi có được phép bán hoặc tặng cho sản phẩm tại hội nghị quốc tế không?

Pham Do Law trả lời: Đơn vị tổ chức hoàn toàn có thể bán sản phẩm tại hội nghị nếu đã được cấp giấy phép tổ chức hội nghị quốc tế có nội dung phê duyệt cho phép “bán sản phẩm hoặc tặng cho sản phẩm ABC tại hội nghị”. Và sản phẩm phải có chứng từ, giấy phép lưu hành hợp pháp tại Việt Nam.

Dịch vụ xin cấp giấy phép tổ chức hội thảo quốc tế của Pham Do Law

Khách hàng cần cung cấp

• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy phép thành lập của đơn vị tổ chức;
• Cung cấp thông tin về nội dung, địa điểm thời gian tổ chức;
• Cung cấp thông tin về người tham dự.

Phạm vi dịch vụ

• Kiểm tra tính hợp pháp của nội dung hội nghị, hội thảo;
• Soạn thảo bộ hồ sơ hợp lệ;
• Nộp hồ sơ và nhận kết quả;
• Bàn giao kết quả và bộ hồ sơ gốc;
• Đảm báo đúng thời gian để khách hàng tổ chức được thuận lợi.

Trên đây là toàn bộ ý kiến tư vấn của Pham Do Law về giấy phép tổ chức hội thảo quốc tế. Các nội dung tư vấn hoặc văn bản pháp luật được trích dẫn trên có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực vào thời điểm hiện tại. Khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn hỗ trợ một cách chính xác.