Những quy định chung về người đại diện theo pháp luật của công ty

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là một thiết chế đặc biệt quan trọng của công ty. Sau đây là một số quy định chung về người đại diện theo Luật Doanh nghiệp 2014.

Quy định chung về người đại diện theo pháp luật của công ty

Khái niệm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Tư vấn

Luật doanh nghiệp 2014 quy định họ:

• Là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ đối với doanh nghiệp.
• Đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người tham gia tố tụng trước Trọng tài, Tòa án.
• Có các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.

Số lượng người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

Công ty TNHH và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Doanh nghiệp ban hành Điều lệ để quy định về người đại diện của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp phải luôn có ít nhất 01 người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam.

• Trường hợp doanh nghiệp chỉ có một người đại diện 

Người đại diện theo pháp luật phải cư trú ở Việt Nam. Khi xuất cảnh khỏi Việt Nam, họ phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác. Bên cạnh đó họ vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền. Trường hợp hết thời hạn ủy quyền mà họ chưa trở lại và không có ủy quyền khác thì:

Đối với Doanh nghiệp tư nhân: Người được ủy quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện đến khi họ trở lại làm việc.

Đối với công ty TNHH, công ty cổ phần, công ty hợp danh: Người được ủy quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện cho đến khi họ trở lại làm việc. Hoặc đến khi người khác được cử làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

• Trường hợp doanh nghiệp có 02 người đại diện

Công ty phải đảm bảo luôn có ít nhất một người cư trú tại Việt Nam.

Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của công ty

Người đại diện của công ty có trách nhiệm sau đây:

• Thực hiện các quyền và nghĩa vụ nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.
• Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp.
• Không sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp.
• Không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng tài sản của doanh nghiệp để tư lợi.
• Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp khi họ và người có liên quan của họ làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp chi phối tại các doanh nghiệp khác.
• Chịu trách nhiệm cá nhân đối với những thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm nghĩa vụ của mình.

Quy định cụ thể về người đại diện theo pháp luật trong các loại hình doanh nghiệp

Người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần

Công ty cổ phần có thể có 01 hoặc nhiều người đại diện do điều lệ công ty quy định. Theo quy định của Luật doanh nghiệp 2014 thì chức danh đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần bao gồm:

• Chủ tịch Hội đồng quản trị.
• Tổng giám đốc hoặc Giám đốc.

Họ không nhất thiết phải là cổ đông công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.

• Trường hợp công ty chỉ có một người đại diện: Chủ tịch HĐQT hoặc Giám đốc/Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty.
• Trường hợp công ty có hơn một người đại diện: Chủ tịch HĐQT và Giám đốc/Tổng giám đốc đương nhiên là người đại diện theo pháp luật của công ty.

>> Xem thêm: Thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty cổ phần

Người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH 02 thành viên trở lên

Người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH 02 thành viên trở lên được ghi nhận trong điều lệ của công ty.

Công ty TNHH hai thành viên nếu chỉ có 02 thành viên mà một trong hai bị tạm giam, kết án tù, trốn khỏi nơi cư trú … thì thành viên còn lại đương nhiên là người đại diện của Công ty cho đến khi bầu mới.

Người đại diện của công ty TNHH hai thành viên trở lên có thể là các chức danh:

• Chủ tịch hội đồng thành viên.
• Giám đốc/Tổng giám đốc hoặc chức danh khác nếu được quy định trong điều lệ công ty.

Chủ tịch hội đồng thành viên làm người đại diện của công ty

Công ty có thể chỉ định chủ tịch HĐTV làm người đại diện của công ty. Chủ tịch HĐTV được bầu bởi HĐTV.

Trường hợp chủ tịch HĐTV vắng mặt hoặc không đủ năng lực để đại diện cho công ty thì phải ủy quyền cho một thành viên khác để thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình. Trường hợp không có thành viên được ủy quyền thì HĐTV bầu 01 người trong số các thành viên tạm thời thực hiện quyền và nghĩa vụ của Chủ tịch HĐTV.

Giám đốc/Tổng giám đốc làm người đại diện của công ty

Công ty có thể chỉ định giám đốc/tổng giám đốc làm người đại diện của công ty. Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty là người điều hành hoạt động kinh doanh hằng ngày của công ty. Đồng thời, chịu trách nhiệm trước HĐTV về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình.

Luật doanh nghiệp không cấm doanh nghiệp thuê Giám đốc/Tổng Giám đốc.

Trường hợp điều lệ công ty không quy định thì đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên, giám đốc đương nhiên là người đại diện pháp luật. Vì vậy, khi có sự thay đổi về giám đốc công ty, doanh nghiệp phải thông báo tới cơ quan đăng ký kinh doanh.

>> Xem thêm: Thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH

Người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH 01 thành viên

Người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH 01 thành viên được ghi nhận trong điều lệ của công ty.

Trong cơ cấu công ty TNHH 01 thành viên khi thành lập phải xem xét thành viên thành lập công ty là cá nhân hay tổ chức. Từ đó xác định người đại diện của doanh nghiệp tương ứng.

• Trường hợp cá nhân làm chủ sở hữu công ty: cơ cấu công ty gồm Chủ tịch công ty; Giám đốc. Chủ tịch hoặc Giám đốc hoặc cả 2 có thể là người đại diện của công ty.
• Trường hợp tổ chức làm chủ sở hữu công ty: nếu công ty không có quy định khác thì chủ tịch công ty hoặc chủ tịch HĐTV là người đại diện của công ty tùy vào mô hình.

Tương tự, người đại diện công ty TNHH 01 thành viên cũng có thể được thuê.

Quy định về người đại diện là người nước ngoài

Luật doanh nghiệp cho phép công ty TNHH và công ty cổ phần có 01 hoặc nhiều người đại diện và có thể là người nước ngoài. Tuy nhiên phải đáp ứng các điều kiện sau:

Điều kiện chung để được cấp giấy phép lao động

• Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ theo quy định của pháp luật.
• Có sức khỏe phù hợp với yêu cầu công việc.
• Là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.
• Không phạm tội hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Trình tự thủ tục để được cấp giấy phép lao động

Bước 1: NSDLĐ gửi báo cáo giải trình về việc sử dụng lao động là người nước ngoài vào làm việc tại Việt Nam

Thời gian nộp: trước ít nhất 30 ngày kể từ ngày dự kiến sử dụng NLĐ nước ngoài.

Nơi gửi: Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc UBND cấp tỉnh nơi NLĐ nước ngoài dự kiến làm việc.

Hồ sơ gồm:

• Tờ khai mẫu số 01 (ban hành kèm theo Thông tư 40/2016/TT-BLĐTBXH);
• Bản sao chứng thực giấy phép hoạt động của doanh nghiệp.

Đối với doanh nghiệp đã được chấp thuận mà sau đó có thay đổi nhu cầu sử dụng NLĐ nước ngoài cần chuẩn bị hồ sơ như sau:

• Tờ khai mẫu số 02 (ban hành kèm theo Thông tư 40/2016/TT-BLĐTBXH);
• Công văn chấp thuận đã được cấp. 

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ xin cấp giấy phép lao động

Hồ sơ gồm:

• Văn bản đề nghị cấp giấy phép lao động của người sử dụng lao động.
• Giấy chứng nhận sức khỏe do tổ chức y tế có thẩm quyền trong và ngoài nước cấp trong thời hạn 12 tháng.
• Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận NLĐ nước ngoài không phải là người phạm tội hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự do nước ngoài cấp. Trường hợp NLĐ nước ngoài đã cư trú tại Việt Nam thì chỉ cần phiếu lý lịch tư pháp do Việt Nam cấp không quá 06 tháng.
• Văn bản chứng minh làm chức vụ quy định hoặc một số giấy tờ khác tùy thuộc vào ngành nghề.
• 02 ảnh màu, ảnh chụp không quá 06 tháng tính từ ngày nộp hồ sơ.
• Bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay hộ chiếu theo quy định.
• Các giấy tờ liên quan đến người lao động nước ngoài.
• Hồ sơ cấp giấy phép lao động đối với một số trường hợp đặc biệt
• Hợp pháp hóa lãnh sự, chứng thực các loại giấy tờ

Số lượng hồ sơ: 01 bộ

Bước 3: Nộp hồ sơ xin cấp giấy phép lao động

• Thời gian nộp: trước ít nhất 15 ngày làm việc, kể từ ngày NLĐ nước ngoài dự kiến làm việc.
• Nơi tiếp nhận: Sở Lao động – Thương binh và Xã hội nơi NLĐ nước ngoài dự kiến làm việc.
• Thời hạn cấp hồ sơ: trong thời hạn 07 ngày làm việc.