Thủ tục thay đổi trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Trong quá trình hoạt động, việc điều động nhân sự và thay đổi nhân sự là việc hết sức bình thường, nhưng đối với văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam thì khi thay đổi trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài cần phải thực hiện thủ tục điều chỉnh giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài. Hay cùng Pham Do Law phân tích và tìm hiểu về thủ tục này nhé.
Nội dung
- 1 Hồ sơ thủ tục thay đổi trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài
- 2 Quy trình thực hiện thủ tục thay đổi trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài
- 3 Điều kiện về người đứng đầu văn phòng đại diện là gì?
- 4 Các quy định mà Trưởng VPDD nên lưu ý trong quá trình hoạt động:
- 5 Các câu hỏi thường gặp khi thay đổi trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Hồ sơ thủ tục thay đổi trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài
- Đơn đề nghị Điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo Mẫu MĐ-3 của Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 11/2016/TT-BCT;
- Giấy tờ pháp lý của trưởng VPDD mới: Đối với người Việt Nam: Bản sao có chứng thực CMND/CCCD; Đối với người nước ngoài: Bản hợp pháp hóa lãnh sự kèm bản dịch hộ chiếu nước ngoài;
- Bản chính giấy phép thành lập văn phòng đại diện;
- Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ.
Quy trình thực hiện thủ tục thay đổi trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Bước 1: Nộp hồ sơ điều chỉnh giấy phép
Nơi nộp: Sở công thương hoặc ban quản lý
Hình thức: Nộp trực tiếp hoặc qua bưu điện hoặc nộp trực tuyến (nếu đủ điều kiện).
Lệ phí nhà nước: 1.500.000 VND/lần
Lưu ý: Nộp hồ sơ trong thời hạn 60 ngày làm việc kể từ ngày có sự thay đổi trưởng đại diện
Bước 2: Đăng ký mã số thuế TNCN cho trưởng VPDD mới (nếu chưa có)
Trưởng VPDD là người sẽ được công ty nước ngoài trả lương và có phát sinh thu nhập tại Việt Nam. Do đó, Trường VPDD cần phải xin cấp mã số thuế TNCN để tiện cho việc khai báo và nộp thuế TNCN.
Bước 3: Xin cấp giấy phép lao động cho Trưởng VPDD người nước ngoài
Nếu trường VPDD cũ cũng là người nước ngoài thì cần phải trả lại giấy phép lao động của trưởng đại diện cũ rồi mới có thể xin chấp thuận nhu cầu sử dụng lao động. Vì theo quy định, thì mỗi VPDD chỉ có thể có một người đại diện mà thôi. Thủ tục xin giấy phép lao động tham khảo tại đây.
Điều kiện về người đứng đầu văn phòng đại diện là gì?
Trưởng VPDD của nước ngoài không được kiêm nhiệm các chức vụ sau:
- Người đứng đầu Chi nhánh của cùng một công ty nước ngoài;
- Người đứng đầu Chi nhánh của công ty nước ngoài khác;
- Người đại diện theo pháp luật của công ty nước ngoài đó hoặc công ty nước ngoài nước ngoài khác;
- Người đại diện theo pháp luật của công ty được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam.
Các quy định mà Trưởng VPDD nên lưu ý trong quá trình hoạt động:
- Trưởng VPDD phải chịu trách nhiệm trước công ty mẹ về hoạt động của mình và của Văn phòng đại diện trong phạm vi được ủy quyền.
- Trưởng VPDD phải chịu trách nhiệm về các hoạt động của mình trong trường hợp thực hiện các hoạt động ngoài phạm vi được công ty mẹ ủy quyền.
- Trưởng VPDD phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình khi xuất cảnh khỏi Việt Nam. Việc ủy quyền này phải được sự đồng ý của công ty mẹ. Nhưng trưởng VPDD vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.
- Trường hợp hết thời hạn ủy quyền theo quy định trên mà Trưởng VPDD chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì người được ủy quyền có quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của Trưởng VPDD trong phạm vi đã được ủy quyền cho đến khi Trưởng đại diện trở lại làm việc hoặc cho đến khi Công ty mẹ bổ nhiệm người khác làm Trưởng VPDD thay thế.
- Trường hợp Trưởng VPDD không hiện diện tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình hoặc bị chết, mất tích, tạm giam, kết án tù, bị hạn chế mất năng lực hành vi dân sự thì Công ty mẹ phải bổ nhiệm người khác làm Trưởng đại diện mới.
- Trường hợp Trưởng VPDD được thương nhân nước ngoài ủy quyền giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết thì Công ty mẹ phải thực hiện việc ủy quyền bằng văn bản cho từng lần giao kết hợp đồng, sửa đổi, bổ sung hợp đồng đã giao kết.
Các câu hỏi thường gặp khi thay đổi trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Câu hỏi 1: Trưởng văn phòng đại diện là người nước ngoài, làm việc ở Việt Nam dưới 90 ngày và không nhận lương ở Việt Nam mà nhận lương theo hợp đồng của công ty mẹ đã ký, thì có tính thuế TNCN và BHXH không?
Pham Do Law trả lời: Việc tính thuế TNCN của người nước ngoài phụ thuộc vào số ngày mà họ ở Việt Nam, nếu chỉ ở VN 90 ngày (tức dưới 183 ngày) thì mức thuế TNCN phải đóng là 20%/thu nhập. Trường hợp chứng minh anh ấy không có thu nhập phát sinh ở Việt Nam rất rất khó. Vì để đảm nhận vị trí trường VPDD thì anh ấy phải xin cấp giấy phép lao động, và sẽ nếu không có giải trình mức thu nhập của lao động đó ở Vn theo tháng thì rất khó để có được giấy phép lao động.
Câu hỏi 2: Trưởng VPDD có thể là người nước ngoài thuộc quốc gia khác với quốc gia của công ty mẹ thì có được không?
Pham Do Law trả lời: Pháp luật Việt Nam không hạn chế vấn đề này, miễn Trưởng VPDD được công ty mẹ tuyển dụng hợp pháp và có ký bổ nhiệm cho vị trí này ở Việt Nam là được.
Câu hỏi 3: Có thể đồng thời vừa thay đổi trưởng VPDD với các thay đổi khác được không?
Pham Do Law trả lời: Để tiết kiệm chi phí thì Công ty nước ngoài có thể đề nghị thay đổi trưởng VPDD đồng thời với các thay đổi khác như: Thay đổi thông tin Tên và địa chỉ công ty mẹ; thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện nước ngoài; gia hạn giấy phép văn phòng đại diện.
Trên đây là toàn bộ ý kiến tư vấn của Pham Do Law về Thủ tục thay đổi trưởng văn phòng đại diện công ty nước ngoài. Các nội dung tư vấn/văn bản pháp luật được trích dẫn trên có thể đã thay đổi; hết hiệu lực vào thời điểm hiện tại. Khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn hỗ trợ một cách chính xác.
