Thủ tục giải thể văn phòng đại diện nước ngoài

Văn phòng đại diện nước nước ngoài là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nước ngoài. Được thành lập để tiến hành khảo sát thị trường và xúc tiến hoạt động thương mại. Tuy nhiên, vì nhiều lý do mà doanh nghiệp sẽ giải thể văn phòng đại diện. Thủ tục giải thể văn phòng đại diện nước ngoài sẽ được Pham Do Law phân tích trong bài viết dưới đây.

Khi nào thì giải thể văn phòng đại diện nước ngoài?

VPDD của công ty nước ngoài được giải thể trong các trường hợp sau:

1. Theo đề nghị của công ty mẹ ở nước ngoài.
2. Khi công ty mẹ ở nước ngoài cũng giải thể.
3. Khi hết thời hạn hoạt động nhưng không thực hiện thủ tục gia hạn giấy phép văn phòng đại diện.
4. Khi hết thời gian hoạt động theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện mà không được Cơ quan cấp Giấy phép đồng ý gia hạn.
5. Khi bị thu hồi Giấy phép.
6. Khi công ty mẹ nước ngoài, Văn phòng đại diện không còn đáp ứng một trong những điều kiện thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài .

Hồ sơ giải thể văn phòng đại diện nước ngoài

• Thông báo về việc chấm dứt hoạt động VPDD theo Mẫu TB của Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 11/2016/TT-BCT do đại diện có thẩm quyền của công ty nước ngoài ký;
• Danh sách chủ nợ và số nợ chưa thanh toán, gồm cả nợ thuế và nợ tiền đóng bảo hiểm xã hội;
• Danh sách người lao động và quyền lợi tương ứng hiện hành của người lao động;
• Bản chính Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài;
• Bản sao văn bản của Cơ quan cấp Giấy phép về việc không đồng ý cho gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện hoặc bản sao Quyết định thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện (trong trường hợp không gia hạn giấy phép);
• Văn bản ủy quyền cho người đi làm thủ tục giải thể VPDD.

Trình tự, thủ tục giải thể văn phòng đại diện nước ngoài

Bước 1: Ra quyết định chấm dứt hoạt động và thanh toán nghĩa vụ với người lao động

Công ty nước ngoài ra quyết định chấm dứt hoạt động VPDD với các lý do hợp lệ như: Không còn nhu cầu hoạt động; Không thể gia hạn giấy phép. Thông báo với người lao động và giải quyết chế độ lao động với nhân viên văn phòng (trả lương, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân, đối với lao động người nước ngoài thì tiền hành trả lại giấy phép lao động cho Sở LDTBXH)

Bước 2: Xin chấm dứt hiệu lực mã số thuế của VPDD

Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế VPDD bao gồm:

• Văn bản đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế;
• Quyết định chấm dứt hoạt động VPDD;
• Bản sao Giấy phép hoạt động VPDD;
• Bản sao Thông báo mã số thuế của VPDD.

Cơ quan thuế sẽ quyết toán thuế của VPDD đồng thời quyết toán thuế TNCN cho người đứng đầu VPDD là người nước ngoài và nhân viên làm việc tại VPDD luôn. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra, quyết toán thuế, trường hợp Văn phòng đại diện phát sinh vi phạm sẽ phải nộp đủ số tiền thuế và tiền phạt (nếu có).

Bước 3: Đóng tài khoản ngân hàng của VPDD

Sau khi Cơ quan thuế ra văn bản chấm dứt hiệu lực mã số thuế của Văn phòng đại diện, Trưởng VPDD liên hệ với ngân hàng nơi mở tài khoản để thực hiện đóng số tài khoản của VPDD lại.

Bước 4: Thực hiện trả lại dấu cho Công an

Hồ sơ trả dấu VPDD cho công an Phòng QLHC TTXH bao gồm:

• Công văn trả dấu của VPDD;
• Con dấu;
• Bản chính Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu;
• Bản sao có chứng thực Giấy phép thành lập VPDD thương nhân nước ngoài;
• Quyết định chấm dứt hoạt động VPDD;
• Bản sao Văn bản chấm dứt hiệu lực mã số thuế của cơ quan thuế;

Thời gian: 3-5 ngày làm việc

Bước 5: Nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động Văn phòng đại diện trực tiếp tại Sở công thương

Hồ sơ nộp dưới hình thức online hoặc trực tiếp. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở công thương có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử của mình về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện, chứ không cấp văn bản xác nhận về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện

Một số câu hỏi liên quan

Câu hỏi 1: Thủ tục giải thể hoạt động của văn phòng đại diện có mất phí nhà nước không?

Pham Do Law trả lời: Theo quy định pháp luật hiện hành, thủ tục giải thể VPDD của thương nhân nước ngoài không mất lệ phí nhà nước.

Câu hỏi 2: Cơ quan thuế khi quyết toán sẽ kiểm tra những gì của VPDD

Pham Do Law trả lời: Thường khi cơ quan thuế quyết toán thì VPDD cần phải cung cấp thêm một số chứng từ:

+ Văn bản xác nhận lương do công ty mẹ cấp, xác nhận thu nhập toàn cầu của Trưởng VPDD là người nước ngoài;

+ Hộ chiếu kèm các trang visa hiện số ngày cư trú tại Việt Nam và lập thành bảng kê;

+ Bảng tính cụ thể Lương, thuế TNCN, BHXH;

+ Chứng từ nộp thuế; nộp tiền BHXH;

+ Chứng từ khai thuế; Khai báo BHXH nếu có;

+ Hợp đồng thuê văn phòng;

+ Hộ chiếu của trưởng VPĐD (Sao y).

Trên đây là toàn bộ ý kiến tư vấn của Pham Do Law về giải thể văn phòng đại diện nước ngoài. Các nội dung tư vấn hoặc văn bản pháp luật được trích dẫn trên có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực vào thời điểm hiện tại. Khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn hỗ trợ một cách chính xác.