Pham Do LawPham Do LawPham Do Law
(Tư vấn miễn phí 24/7)
info. phamdo@gmail.com
P. 11, quận Bình Thạnh
Pham Do LawPham Do LawPham Do Law

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Các cá nhân, tổ chức nước ngoài hiện đang rất quan tâm về thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài. Làm thế nào để hoàn thành thủ tục này, điều kiện và hồ sơ xin thành lập gồm những gì? Pham Do Law xin đưa ra một số ý kiến về vấn đề này.

Nội dung

Cơ sở pháp lý

  • Luật Thương mại 2005;
  • Luật Doanh nghiệp 2014;
  • Nghị định 07/2016/NĐ-CP ngày 25/01/2016;
  • Thông tư 11/2016/TT-BCT ngày 05/07/2016;

Một số khái niệm cơ bản

Văn phòng đại diện là gì?

Tại khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định như sau:

“2. Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.”

Nói cách khác, đơn vị phụ thuộc của một chủ thể, cá nhân hoặc pháp nhân được mở tại một địa điểm mà chủ thể đó không có trụ sở được gọi là văn phòng đại diện.

Đối với hoạt động dân sự, chỉ cho phép pháp nhân được mở văn phòng đại diện và văn phòng thực hiện các nhiệm vụ được uỷ quyền của pháp nhân. Còn trong lĩnh vực thương mại có 2 đối tượng được mở văn phòng đại diện bao gồm: pháp nhân và cá nhân hoạt động thương mại.

Chức năng của văn phòng đại diện

Văn phòng đại diện có chức năng của một văn phòng trung gian, chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với khách hàng, đối tác; thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin; hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thị trường. Ngoài ra, còn có thể tiến hành rà soát thị trường, phát hiện những hành vi xâm phạm làm ảnh hưởng xấu đến kinh doanh của công ty, các hành vi cạnh tranh không lành mạnh của công ty đối thủ.

Văn phòng đại diện chỉ có chức năng thay mặt doanh nghiệp trong vấn đề hành chính. 10 chức năng chính của văn phòng đại diện gồm:

  • Thực hiện việc phát triển các ngành nghề kinh doanh đã được cấp phép;
  • Thực hiện việc báo cáo với cơ quan chức năng nơi đặt văn phòng;
  • Báo cáo tài chính định kỳ về trụ sở chính của doanh nghiệp;
  • Thực hiện báo cáo kết quả kinh doanh, sự tăng trưởng và chiến lược phát triển của cơ sở;
  • Tổ chức hoạch toán kinh tế;
  • Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản lý theo định hướng của Hội đồng quản trị;
  • Phối hợp điều động nhân viên giữa văn phòng trụ sở chính và các cơ sở, chi nhánh khác;
  • Quản lý kinh doanh tại nơi đặt văn phòng đại diện;
  • Soạn thảo văn bản pháp quy để phục vụ cho hoạt động của văn phòng;
  • Chăm lo đời sống vật chất, tinh thần của người lao động.

Điều kiện để thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện quy định tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP như sau:

  • Thương nhân, cá nhân, tổ chức nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật mà Việt Nam là thành viên;
  • Đã hoạt động, kinh doanh ít nhất 01 năm;
  • Nếu Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương có thời hạn hoạt động thì phải còn ít nhất 01 năm tính từ ngày doanh nghiệp nộp hồ sơ;
  • Văn phòng đại diện phải hoạt động với nội dung phù hợp với cam kết của Việt Nam;
  • Nếu nội dung hoạt động không phù hợp hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ mà Việt Nam là thành viên thì phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.

Các trường hợp không được lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

  • Thương nhân nước ngoài không đáp ứng đủ các điều kiện được quy định tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP;
  • Chỉ kinh doanh các loại hàng hoá, dịch vụ thuộc Danh mục cấm kinh doanh theo quy định của pháp luật Việt Nam;
  • Thương nhân nước ngoài đề nghị cấp Giấy phép trong thời gian 02 năm kể từ ngày Giấy phép bị thu hồi;
  • Việc thành lập gây hại đến nền quốc phòng toàn dân, an ninh nhân dân; gây ảnh hưởng trật tự xã hội, truyền thống, đạo đức của Việt Nam; tổn hại sức khoẻ của nhân dân, phá hoại tài nguyên và môi trường;
  • Nộp hồ sơ đăng ký không hợp lệ và không bổ sung đầy đủ theo yêu cầu của cơ quan.

Hồ sơ xin lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài bao gồm:

1/ Đơn đề nghị theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

2/ Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của thương nhân nước ngoài;

3/ Văn bản của thương nhân nước ngoài đề cử, bổ nhiệm người đứng đầu;

4/ Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế, tài chính trong năm gần nhất do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài;

5/ Nếu là người Việt Nam cần bản sao hộ chiếu, giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân. Nếu là người nước ngoài cần bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

6/ Hồ sơ về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

– Bản sao giấy thỏa thuận thuê địa điểm hoặc tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở;

– Sao y, chứng thực bản sao hợp đồng thuê văn phòng.

Lưu ý:

  • Nếu người nước ngoài đứng đầu văn phòng đại diện thì bản sao hộ chiếu phải dịch ra tiếng Việt. Phải chứng thực theo quy định của pháp luật.
  • Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc các giấy tờ khác tương đương phải được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

Quy trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài

thu-tuc-thanh-lap-van-phong-dai-dien-cong-ty-nuoc-ngoai

Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài gồm 3 bước:

Bước 1: Thương nhân nước ngoài tìm hiểu các quy định về thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Ở bước này, các nội dung cần tìm hiểu gồm:

  • Văn phòng đại diện công ty nước ngoài có quyền và nghĩa vụ như thế nào;
  • Điều kiện, hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài;
  • Quy định về bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân đối với người lao động;
  • Quy định về giấy phép lao động, thẻ tạm trú đối với lao động là người nước ngoài;
  • Quy định về việc quản lý hồ sơ của văn phòng;
  • Quy định về việc báo cáo hoạt động, kinh doanh của văn phòng hàng năm;
  • Thời hạn hoạt động và cách gia hạn.

Bước 2: Chuẩn bị hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài

  • Đơn đề nghị cấp Giấy phép;
  • Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc các giấy tờ có giá trị tương đương khác;
  • Văn bản quyết định đề cử, bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng;
  • Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán, văn bản xác nhận tình trạng thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc các giấy tờ tương đương trong năm tài chính gần nhất.

Bước 3: Nộp hồ sơ

Có 3 cách để thương nhân nước ngoài có thể nộp hồ sơ:

  • Nộp trực tiếp đến Cơ quan cấp Giấy phép;
  • Nộp qua đường bưu điện đến Cơ quan cấp Giấy phép;
  • Nộp trực tuyến đến Cơ quan cấp Giấy phép.

Bước 4: Theo dõi, bổ sung hồ sơ thành lập văn phòng đại diện nước ngoài

  • Trong thời hạn 03 ngày làm việc, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung hồ sơ. Trong suốt quá trình giải quyết, việc yêu cầu bổ sung sẽ được thực hiện tối đa một lần.
  • Trong thời hạn 07 ngày làm việc tính từ ngày đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan ra quyết định cấp hoặc không cấp Giấy phép. Nếu từ chối cấp phép, Cơ quan phải có văn bản nêu rõ lý do.

Trường hợp phải xin ý kiến từ cấp trên

  • Trong thời hạn 03 ngày tính từ ngày đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản để lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành.
  • Trong thời hạn 05 ngày làm việc tính từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành phải có văn bản nêu rõ ý kiến cấp hoặc không cấp phép thành lập. Trường hợp không cấp phép thành lập Văn phòng phải có văn bản nêu rõ lý do.

Thời hạn của Giấy phép thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài là bao lâu?

Thời hạn của Giấy phép này là 05 năm nhưng không được vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh. Khi giấy hết hạn, thương nhân nước ngoài có thể làm thủ tục xin gia hạn nhưng thời hạn không quá 05 năm.

Câu hỏi thường gặp

Câu hỏi 1: Văn phòng đại diện công ty nước ngoài có quyền và nghĩa vụ như thế nào?

Trả lời:

Văn phòng đại diện công ty nước ngoài có quyền:

  • Kinh doanh và hoạt động theo đúng quy định trong giấy phép;
  • Được quyền thuê văn phòng, mua trang thiết bị nhằm mục đích phục vụ kinh doanh;
  • Thực hiện các quy trình tuyển dụng lao động;
  • Được mở tài khoản tại các ngân hàng ở Việt Nam;
  • Tiến hành khắc dấu và sử dụng con dấu của doanh nghiệp;
  • Một số quyền lợi khác…

Văn phòng đại diện công ty nước ngoài có nghĩa vụ:

  • Đóng thuế và đóng các khoản phí theo quy định của pháp luật;
  • Báo cáo hoạt động kinh doanh của văn phòng tới Sở Thương mại trước 30/01;
  • Một số nghĩa vụ khác…

Câu hỏi 2: Văn phòng đại diện có tư cách pháp nhân không?

Trả lời: Theo quy định tại khoản 2 Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 đã nêu rõ:

Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, mọi hoạt động phải thông qua việc uỷ quyền. Văn phòng đại diện không tham gia các quan hệ pháp luật với tư cách độc lập. Vì vậy, văn phòng đại diện không có tư cách pháp nhân.

Câu hỏi 3: Con dấu của văn phòng đại diện công ty nước ngoài được pháp luật quy định như thế nào?

Trả lời: Theo Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, con dấu của văn phòng đại diện được quy định như sau:

1/ Hình thức, số lượng và nội dung con dấu do doanh nghiệp quyết định. Nội dung con dấu của doanh nghiệp phải thể hiện những thông tin sau đây:

  • Tên doanh nghiệp;
  • Mã số doanh nghiệp.

2/ Trước khi sử dụng phải thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh; đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia.

3/ Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu theo đúng quy định của Điều lệ công ty.

4/ Sử dụng con dấu theo quy định của pháp luật hoặc có thỏa thuận về việc sử dụng con dấu.

Câu hỏi 4: Khi điều lệ của công ty (có trụ sở chính ở nước ngoài) thay đổi nhưng trái với nguyên tắc của pháp luật Việt Nam, văn phòng đại diện của công ty cần ưu tiên tuân thủ quy định nào?

Trả lời: Văn bản pháp Luật có giá trị pháp lý cao hơn sẽ được ưu tiên áp dụng trong trường hợp Luật và điều lệ công ty có quy định khác nhau. Trong trường hợp Luật quy định trừ một số trường hợp khi điều lệ công ty có quy định khác thì có thể sẽ được áp dụng theo điều lệ công ty nhưng không được trái với luật định.

Điều lệ của công ty không được trái với các quy định của pháp luật doanh nghiệp và pháp luật có liên quan như Luật Doanh nghiệp, Bộ luật dân sự, Luật Thương mại, pháp luật về thuế và kế toán,… căn cứ pháp lý Điều 24 luật Doanh nghiệp năm 2020.

Dịch vụ xin lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài của Pham Do Law

Khách hàng cần cung cấp

  • Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp; Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư; Quyết định thành lập hoặc các quyết định khác có giá trị pháp lý tương đương;
  • Văn bản đề cử, bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
  • Bản sao hộ chiếu, chứng minh nhân dân hoặc căn cước công dân của người đứng đầu Văn phòng nếu người đó là người Việt Nam;
  • Bản sao hộ chiếu của người đứng đầu Văn phòng nếu đó là người nước ngoài.

Phạm vi công việc

  • Nhận hồ sơ và tư vấn về các vấn đề liên quan đến thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam;
  • Soạn thảo nộp hồ sơ phù hợp với yêu cầu của khách hàng và quy định của pháp luật;
  • Hỗ trợ sao y, chứng thực các tài liệu có liên quan;
  • Xin cấp giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài;
  • Đăng ký xin cấp con dấu và Giấy chứng nhận mẫu dấu cho doanh nghiệp;
  • Đăng ký và hoàn thành các thủ tục cấp Thông báo mã số thuế;
  • Làm việc trực tiếp với cơ quan có thẩm quyền về hồ sơ xin cấp giấy phép;
  • Kê khai thủ tục nhân sự, lao động với Sở Công thương, cơ quan bảo hiểm xã hội;
  • Nhận kết quả và bàn giao cho khách hàng;
  • Hướng dẫn khách hàng các thủ tục cần tuân thủ sau khi được cấp giấy phép.

Trên đây là toàn bộ ý kiến tư vấn của Pham Do Law về Thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài. Các nội dung tư vấn hoặc văn bản pháp luật được trích dẫn trên có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực vào thời điểm hiện tại. Khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn hỗ trợ một cách chính xác.

0901 752 679