Hướng dẫn quy trình nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm online

Mỹ phẩm là loại sản phẩm có tác động trực tiếp đến sức khỏe và sắc đẹp của người tiêu dùng nên được nhà nước quản lý một cách chặt chẽ. Việc công bố mỹ phẩm trở thành thủ tục bắt buộc trước khi một sản phẩm mỹ phẩm được đưa ra thị trường. Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, các tổ chức, cá nhân không cần đến trực tiếp cơ quan có thẩm quyền mà hoàn toàn có thể nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm online. Vậy quy trình nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm online diễn ra như thế nào? Pham Do Law xin hướng dẫn cụ thể qua bài viết dưới đây.

Cơ sở pháp lý

• Nghị định 15/2018/NĐ-CP;
• Thông tư 06/2011/TT-BYT;
• Thông tư 32/2019/TT-BYT;
• Thông tư 29/2020/TT-BYT.

Công bố mỹ phẩm là gì?

Công bố mỹ phẩm là việc tổ chức, cá nhân sản xuất hoặc nhập khẩu mỹ phẩm tiến hành các thủ tục để được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cấp số tiếp nhận phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm. Khi công bố mỹ phẩm, cá nhân, tổ chức phải chịu trách nhiệm về tính an toàn, hiệu quả và chất lượng sản phẩm. Đây là một thủ tục bắt buộc để mỹ phẩm được lưu hành trên thị trường.

Vì sao phải thực hiện công bố mỹ phẩm trước khi lưu hành trên thị trường?

Về phương diện pháp lý

Căn cứ theo Điều 3 Thông tư 06/2011/TT-BYT, công bố mỹ phẩm là một thủ tục bắt buộc đối với các tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm mỹ phẩm ra thị trường. Đây là quy định nhằm đảm bảo chất lượng của các sản phẩm mỹ phẩm đang lưu hành trên thị trường; đồng thời ngăn chặn các hành vi buôn bán hàng giả, hàng kém chất lượng.

Về phương diện thực tế

• Đối với doanh nghiệp: việc tự công bố là cách chứng minh sản phẩm mỹ phẩm đã đạt tiêu chuẩn theo quy định, giúp người tiêu dùng yên tâm sử dụng; đồng thời góp phần phòng tránh việc sản phẩm bị làm giả vì có sự giám sát của cơ quan chức năng. Điều này trở thành một lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp, thu hút nhiều khách hàng tiềm năng.
• Đối với người tiêu dùng: Việc công bố mỹ phẩm trở thành một căn cứ đáng tin cậy để người tiêu dùng lựa chọn được sản phẩm an toàn, bảo đảm chất lượng và hiệu quả.

Điều kiện để công bố mỹ phẩm?

Để được cấp số tiếp nhận phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm, cần đáp ứng các điều kiện sau:

• Đơn vị chịu trách nhiệm đưa sản phẩm mỹ phẩm ra thị trường phải có mã ngành kinh doanh, sản xuất mỹ phẩm; giấy chứng nhận đủ điều kiện sản xuất mỹ phẩm (đối với sản phẩm sản xuất trong nước); giấy ủy quyền của nhà sản xuất (đối với đơn vị không phải nhà sản xuất);  giấy chứng nhận lưu hành tự do (đối với sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu);
• Sản phẩm mỹ phẩm nằm trong danh mục được phép công bố theo quy định của pháp luật; đồng thời thành phần của sản phẩm mỹ phẩm phải đáp ứng tiêu chuẩn, không chứa chất cấm, không gây hại cho sức khỏe người sử dụng.

Hồ sơ công bố mỹ phẩm

Đối với mỹ phẩm sản xuất trong nước

1. Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm theo quy định;
2. Giấy ủy quyền phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam (đối với tổ chức, cá nhân không phải nhà sản xuất).

Đối với mỹ phẩm nhập khẩu

1. Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm theo quy định;
2.  Giấy ủy quyền phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam (đối với tổ chức, cá nhân không phải nhà sản xuất);
3. Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS); (trừ trường hợp sản phẩm mỹ phẩm được lưu hành và xuất khẩu từ các nước thành viên Hiệp định CPTPP).

Trình tự thủ tục công bố mỹ phẩm online

Thẩm quyền

Căn cứ theo Điều 7 Thông tư 06/2011/TT-BYT:

Đối với sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu

Cục quản lý Dược – Bộ Y tế là cơ quan có thẩm quyền giải quyết.

Đối với sản phẩm mỹ phẩm sản xuất trong nước

Cơ quan có thẩm quyền giải quyết là Sở Y tế nơi đặt nhà máy sản xuất giải quyết.

Cách thức nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm online

Bước 1: Truy cập hệ thống

• Truy cập vào hệ thống Cổng thông tin một cửa quốc gia
• Tạo tài khoản mới hoặc Đăng nhập bằng tài khoản có sẵn

Bước 2: Tạo hồ sơ

Khai báo thông tin đơn đăng ký cấp số tiếp nhận giấy đăng ký mỹ phẩm

Có thể khai báo bằng một trong 2 cách sau:

1/ Khai báo trực tiếp trên giao diện của hệ thống

• Từ trang chủ hệ thống, nhấn chuột vào menu “BỘ Y TẾ”. Chọn “CÔNG BỐ MỸ PHẨM”

• Nhấn “Tạo mới hồ sơ” để thực hiện khai báo mới thông tin hồ sơ

• Hệ thống hiển thị màn hình thêm mới. Thực hiện nhập đầy đủ các thông tin hợp lệ

• Sau khi nhập đầy đủ thông tin trong tab Hồ sơ, nhấn nút “Lưu”  ở dưới màn hình thêm mới. Hệ thống hiển thị màn hình xác nhận việc lưu hồ sơ, nhấn OK.

2/ Khai báo bằng file excel

• Từ trang chủ hệ thống, nhấn chuột vào menu “BỘ Y TẾ”. Chọn “CÔNG BỐ MỸ PHẨM”

• Nhấn “Tạo mới hồ sơ” để thực hiện khai báo mới thông tin hồ sơ

• Ở mục “Thêm mới từ Excel”, nhấn vào nút “Bảng khai hồ sơ mẫu”

• Chọn “Save File”, nhấn nút “OK” để tải file excel về máy

• Thực hiện nhập các thông tin đầy đủ và hợp lệ vào file Excel đã tải
• Quay lại màn quản lý hồ sơ công bố mỹ phẩm, nhấn chọn “Tạo mới hồ sơ”

• Ở mục “Thêm mới từ Excel”, nhấn nút “Browse”

• Chọn file Excel đã khai báo đầy đủ thông tin, nhấn nút “Open”

• Nhấn nút “Nhập”

• Hệ thống sẽ tự động điền các trường thông tin trên màn hình bằng cách lấy các trường thông tin tương ứng từ file Excel

Khai báo file đính kèm

Sau khi khai báo đầy đủ thông tin hồ sơ đăng ký, thực hiện khai báo file đính kèm cho hồ sơ bao gồm: Giấy ủy quyền phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam (đối với tổ chức, cá nhân không phải nhà sản xuất); Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS); Tài liệu khác.

• Sau khi lưu thành công đơn đăng ký, chuyển sang tab file đính kèm để khai báo file đính kèm

• Thực hiện chọn Loại tệp đính kèm. Tiếp theo nhấn nút “Browse”, chọn đến file đính kèm. Sau đó nhấn nút “Thêm tệp”

• Màn hình sau khi upload file đính kèm thành công

Lưu ý về file đính kèm:

• Định dạng file đính kèm: pdf, jpg, tif;
• Tổng dung lượng tối đa của tất cả các tệp đính kèm trong 1 hồ sơ: 3MB.

Bước 3: Gửi hồ sơ 

Ký hồ sơ

• Tại màn hình quản lý hồ sơ công bố mỹ phẩm, nhấn nút “Quản lý chữ ký”

• Nhấn nút “Browse” để chọn file chữ ký, sau đó nhấn nút “Tải lên”

Gửi hồ sơ sử dụng chữ ký số

• Tại màn hình quản lý hồ sơ công bố mỹ phẩm, thực hiện tìm kiếm hồ sơ cần gửi

• Nhấn vào nút hình lá thư ở cột Gửi. Hệ thống hiển thị thông báo, nhấn “OK” để gửi hồ sơ

•  Xuất hiện màn hình Security Warning. Nhấn vào ô “I accept the risk…” và nhấn nút “Run” để chạy ứng dụng

• Chọn chứng thư số

• Nhập mã pin vào ô User PIN cho chứng thư số đã chọn. Sau đó nhấn nút “Login”

• Hệ thống thông báo gửi hồ sơ thành công. Nhấn “OK”

Bước 4: Nộp phí hồ sơ

Nộp phí công bố qua hình thức chuyển khoản và xác nhận lại trên hệ thống.

Bước 5: Nhận kết quả số tiếp nhận công bố mỹ phẩm theo thông báo trên website

Trình tự cấp số tiếp nhận phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm

Bước 1: Hoàn thành các thủ tục nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm online qua Cổng thông tin dịch vụ một cửa quốc gia;

Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền có trách nhiệm ban hành số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm trong vòng 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ và lệ phí theo quy định. Trường hợp hồ sơ không hợp lệ thì phải gửi thông báo bằng văn bản nêu rõ nội dung chưa hợp lệ trong vòng 05 ngày làm việc.

Phí và lệ phí 

Lệ phí Công bố sản phẩm mỹ phẩm là: 500.000 VNĐ/sản phẩm mỹ phẩm.

Câu hỏi pháp lý thường gặp

Số tiếp nhận phiếu công bố mỹ phẩm là gì và có giá trị như thế nào?

Số tiếp nhận Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm là số do cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền cấp khi chấp thuận hồ sơ công bố sản phẩm mỹ phẩm. Như vậy, đây là kết quả mà doanh nghiệp nhận được khi hoàn thành thủ tục công bố mỹ phẩm.

Số tiếp nhận phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm được sử dụng để công bố sản phẩm mỹ phẩm đang lưu hành trên thị trường đã được đơn vị chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường khai báo với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng số tiếp nhận này không có giá trị chứng nhận tính an toàn và hiệu quả của sản phẩm.

Đối với mỹ phẩm nhập khẩu phải trình bày ngôn ngữ trên nhãn là ngôn ngữ nào?

Căn cứ vào quy định tại Điều 19 Thông tư 06/2011/TT-BYT, ngôn ngữ trên nhãn của mỹ phẩm nhập khẩu nói riêng và các loại mỹ phẩm nói chung có thể trình bày bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh. Tuy nhiên, những thông tin sau đây bắt buộc phải trình bày bằng tiếng Việt:

• Hướng dẫn sử dụng sản phẩm;
• Tên và địa chỉ của đơn vị chịu trách nhiệm đưa sản phẩm mỹ phẩm ra thị trường;
• Các thông tin liên quan đến an toàn khi sử dụng.

Như vậy, đối với mỹ phẩm nhập khẩu, nhãn mỹ phẩm có thể trình bày hoàn toàn bằng tiếng Việt; hoặc kết hợp giữa tiếng Việt và tiếng Anh (phần tiếng Việt là những thông tin bắt buộc đã trình bày ở trên).

Dịch vụ tư vấn công bố mỹ phẩm của Pham Do Law

Khách hàng cần cung cấp

1. Giấy ủy quyền phân phối sản phẩm mỹ phẩm tại Việt Nam (đối với tổ chức, cá nhân không phải nhà sản xuất);
2. Giấy chứng nhận lưu hành tự do (CFS) đối với sản phẩm mỹ phẩm nhập khẩu;
3. Các thông tin cần thiết về sản phẩm mỹ phẩm cần công bố.

Phạm vi công việc

1. Tư vấn các thủ tục liên quan đến việc nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm online;
2. Nhận tài liệu, thông tin từ quý khách hàng;
3. Thực hiện các thủ tục nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm online;
4. Nhận kết quả và thông báo cho quý khách hàng sau khi hoàn tất thủ tục.

Trên đây là toàn bộ ý kiến tư vấn của Pham Do Law về Hướng dẫn quy trình nộp hồ sơ công bố mỹ phẩm online. Các nội dung tư vấn hoặc văn bản pháp luật được trích dẫn trên có thể đã thay đổi hoặc hết hiệu lực vào thời điểm hiện tại. Khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn hỗ trợ một cách chính xác.